Recrutement d’un(e) (01) assistant.e administratif.ve et Financier.ère

Termes de référence

Recrutement d’un(e) (01) l’assistant. e administratif.ve et Financier.ère au compte de l’ONG Internationale Santé Intégrée en Guinée

La Direction de l’ONG Internationale Santé Intégrée (Integrate Heath) recrute l’assistant.e administratif.ve et Financier.ère. Le/la candidat(e) retenu(e) doit gérer de nombreuse tâches administratives et financières de support pour l’équipe du bureau siège de Santé Intégrée Guinée. Ses missions visent la bonne organisation interne et comprennent entre autres, la gestion du bureau, la réception et le traitement des courriers, la gestion des dépenses quotidiennes du bureau siège.

Le/la titulaire du poste s’assure que son travail est conforme aux exigences de l’ONG Santé Intégrée Guinée y compris les politiques en matière de lutte contre la fraude, le code culturel, le règlement intérieur, etc.

Santé Intégrée travaille pour le renforcement du système de santé publique en Guinée dans le but d’aider le gouvernement à réaliser le droit à la santé des populations les plus vulnérables dans le pays. Santé Intégrée intervient dans les soins de santé primaires (y compris la santé communautaire, le VIH, la santé maternelle et infantile, la planification familiale, la réhabilitation des formations sanitaire, et le renforcement des capacités des gestionnaires, parmi d’autres aspects) pour réduire le décès évitable au sein des populations vulnérables.

5. POSTE A POURVOIR :

01 l’assistant. e administratif.ve et Financier.ère sera basé(e) à Conakry avec des déplacements réguliers à l’intérieur du pays.

Le salaire de base annuel est élaboré selon la grille salariale de Santé.

Santé Intégrée versera à la CNSS les 18% du salaire de base requis. En outre, l'employé bénéficiera d'une assurance médicale pour lui-même ainsi que pour sa famille. Les détails de la couverture médicale seront déterminés. Dans le cas où les détails de l'assurance médicale n'ont pas été déterminés au début de ce poste, l'employé recevra une allocation pour couvrir ces avantages sociaux dans l'intervalle. Les autres indemnités inclus dans le contrat comprennent pour les enfants, le logement, le transport et la cherté de vie.

5. SUPERVISEUR HIERARCHIQUE

l’assistant.e administratif.ve et Financier.ère sera sous la responsabilité du Directeur Administratif et financier.

5. RESPONSABILITES DE L’EMPLOYE :

L’assistant.e administratif.ve et Financier.ère répondra aux exigences administrative, comptable, et opérationnelle de l'organisation.

• Administration - Secrétariat :

• Veiller au bon fonctionnement du secrétariat, à l’accueil et l’orientation des visiteurs ;
• Assurer la saisie et la production de documents de qualité au nom du bureau ;
• Assurer la circulation de l’information auprès du personnel et des membres concernant les réunions de travail ;
• Assurer la tenue à jour des registres de courrier (arrivé et départ), et autres documents administratifs ;
• Diffuser les notes de services, les procès-verbaux liés au fonctionnement du bureau siège
• Tenir L’agenda, organiser les réunions et les rendez du bureau siège
• Tenir à jour les procès-verbaux de réunion du personnel du bureau siège
• Gérer et classer correctement tous les documents administratifs du bureau siège
• Veiller sur la propreté des locaux du bureau siège

• Finances - Comptabilité :

  • Recevoir les factures fournisseurs et les transmettre aux services appropriés
  • Assurer la gestion des opérations de décaissement à la petite caisse du bureau siège
  • S’assurer de la bonne documentation de toutes les opérations de la petite caisse du bureau siège conformément aux procédures en vigueur
  • Préparer les demandes d’approvisionnement de la petite caisse du bureau siège
  • Tenir à jour la fiche de bord du groupe électrogène du bureau siège
  • Préparer les demandes de paiement des fournisseurs et prestataires pour les opérations du bureau siège
  • Assurer la gestion des stocks de fournitures de bureau et des produits d’entretien
  • Tenir à jour le registre de retrait des chèques par les fournisseurs et autres prestaires
  • Au besoin, assumer toute autre tâche confiée par son supérieur hiérarchique dans la limite de ses compétences.

5. QUALIFICATIONS ET EXPERIENCES REQUISES :

• Avoir un diplôme d’études supérieures, un BTS en secrétariat et administration ou une option similaire
• Maitrise des outils informatique (MS Office)
• Avoir une expérience en tant qu’Assistant.e administratif.ve dans les organisations humanitaires avec un rôle de gestion de la petite caisse
• Bonne capacité de rédaction
• Très bon niveau de communication verbale et écrite
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à hiérarchiser la charge de travail quotidienne
• Avoir une excellente connaissance du français et un niveau d’anglais fonctionnel est un atout.

Aptitudes et Attitudes personnelles :

• Être Rigoureux et avoir un bon sens de l’organisation
• Être une personne fiable et discrète
• Être sociable
• Avoir un bon esprit critique et de synthèse
• Connaissances du fonctionnement d’ONG internationales ;
• Capacité à travailler sous pression avec exécution de tâches multiples et complexes ;
• Aptitudes relationnelles et en communication ;
• Discrétion, rigueur et éthique dans le travail ;
• Orientation vers les résultats ;

5. DUREE DU POSTE :

Contrat à durée indéterminée avec une période probatoire d’un (01) mois.

5. PRISE DE SERVICE : 1 Mai 2023

6. PIECES A FOURNIR :

Le dossier de candidature comprend les pièces suivantes :

• Une lettre de motivation à l’attention du Directeur Pays de Santé Intégrée
• Un curriculum vitae ;
• Une copie d’acte de naissance ;
• Une copie des attestations, des diplômes et des certificats obtenus ;
• Une copie des attestations ou certificats du travail.
• N.B. Il n'y a pas de frais pour cette demande

5. DATE LIMITE DE DEPOT DE CANDIDATURE :

Le dossier de candidature doit être envoyé par email, au plus tard le 17 mars 2023 à 16 heures locales avec mention en objet : " Recrutement d’un (e) assistant (e) administratif.ve à l’adresse ci-dessous : recrutement-si-guinee@santeintegree.org

Le processus d'embauche comprendra les étapes suivantes :

1.          Examen des candidatures soumises

2.          Réalisation d'entretiens de sélection de 20 minutes pour les candidats présélectionnés.

3.          Demander aux candidats présélectionnés de se soumettre à une évaluation pratique (qui ne doit pas prendre plus de deux heures).

4.          Mener des entretiens axés sur les compétences pour 3 à 5 candidats

5.          Demander des références et une vérification des antécédents

6.          Mener l'entretien final si nécessaire

7.          Faire une offre

Déclaration sur l'égalité des chances en matière d'emploi :

Chez Santé Intégrée, nous sommes un employeur soucieux de l'égalité des chances et nous valorisons la diversité. Nous ne faisons aucune discrimination fondée sur la race, la religion, la couleur, l'origine nationale, le sexe, l'orientation sexuelle, l'âge, l'état civil, le statut d'ancien combattant ou le handicap conformément aux dispositions de l’article 3 du code du travail.

NB :

• Santé Intégrée se réserve le droit de demander les copies légalisées des diplômes et attestations ou certificats de travail, le casier judiciaire du/de la candidat (e) retenu(e).
• Les dossiers de candidature jugés incomplets ou non conformes au profil recherché ne seront pas examinés.
• Seulement les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s. Ils/elles seront soumis(es) aux autres étapes du processus de recrutement.
• Santé Intégrée encourage vivement les candidatures féminines et les personnes vivant avec le VIH.