Recrutement d'Un Assistant (e) financier (ère)

JOHNS HOPKINS BLOOMBERG SCHOOL OF PUBLIC HEALTH

Center for Communication Programs / Breakthrough ACTION

www.breakthroughactionandresearch.org

Titre du poste : Assistant (e) financier (ère)

Superviseur hiérarchique: Principal conseiller technique du CSC

Superviseur matriciel : Régional Finance Director

Lieu d’affectation : Conakry, Guinée

Nature et type du contrat : CDD, personnel local

Horaires de travail : De 08h00-17h00 du lundi au Vendredi avec 1 heure de pause

Responsabilité de supervision : n/a 

1. CONTEXTE & JUSTIFICATION

Le Centre des Programmes de Communication de l’Université Johns Hopkins est un leader reconnu dans le domaine de la communication pour la santé avec cinq domaines-clés d’expertise à savoir :

1. Le Changement Social de Comportement (CSC),
2. La Recherche et Évaluation
3. La Gestion de l’information
4. La Formation et le renforcement de capacités
5. Le Plaidoyer stratégique

La vision de CCP/JHU est celle d’un monde où la communication permet de sauver des vies humaines, d’améliorer la santé des populations ainsi que leur bien-être. CCP est fondé sur la conviction que le changement social et comportemental est essentiel pour résoudre les problèmes de santé les plus pressants au monde. Notre mission est d’inspirer et de responsabiliser les gens dans le monde entier pour qu’ils fassent des choix sains pour eux-mêmes et leurs familles. CCP mettra en œuvre le projet Breakthrough-ACTION qui utilisera des outils de pointe basés sur des preuves pour encourager les populations des pays en développement à adopter des comportements sains. Une grande partie du travail mobilisera le pouvoir de la communication, les campagnes médiatiques, les messages radiophoniques et télévisés, les affiches simples pour susciter un changement durable. Le projet tirera également parti d’autres approches de sciences comportementales telles que l’économie comportementale et la conception centrée sur l’humain pour améliorer les programmes.

En Guinée, Breakthrough Action travaillera sur deux 2 composantes essentielles à savoir la composante santé intégrée avec un focus sur le paludisme, la PF/Santé de la reproduction, la santé maternelle néonatale et infantile et la composante de l’agenda mondial de la sécurité sanitaire qui traitera les questions de maladies émergentes à potentiel épidémique dans le contexte « Une Seule Santé ».

1. RESUME DU POSTE 

Le projet Breakthrough Action Guinée (BA-Guinée) financé par l’USAID recherche un (e) Assistant (e) financier (ère) pour son bureau basé à Conakry. Cette personne sera en charge de la gestion quotidienne des finances.

Sous la supervision directe du principal conseiller technique du CSC, l’assistant (e) financier (ère) sera en charge du suivi et de la gestion des finances. Il/elle assurera la réception des demandes de  paiement, la soumission à l’approbation, le suivi des avances opérationnelles.

Sans s’y limiter il/elle sera en charge du suivi et de la mise en œuvre des tâches ci-après : 

• FONCTIONS CLEES :

La préparation des budgets pour activités ;

• La revue des demandes d’avance pour voyage en ce qui concerne le respect des taux appliqués ;
• Suivi rigoureux du budget original approuvé pour les activités programmées et s’en servir de base de référence à la réconciliation ;
• Préparer et soumettre pour approbation les demandes d’avance de voyage et d’activités de terrain ;
• Préparer les demandes de paiement des perdiems et transport des participants à des ateliers ou conférences à partir des budgets d’activités approuvés ;
• La préparation des états de paiement des participants à des séminaires, ateliers…
• Le suivi minutieux des réconciliations des avances et en produire un rapport mensuel de suivi ;
• La vérification de l’exactitude des demandes de paiement reçues de l’Office Manager et de leur complétude avant leur soumission à l’approbation. Les demandes de paiement non complètes, non exactes et ne comportant pas toutes les exigences requises sont retournées à l’Office Manager ;
• Le paiement de toutes les factures approuvées ;
• Assurer la tenue quotidienne de la comptabilité notamment le journal de Banque et celui de la petite caisse et effectuer le comptage de la petite caisse au jour le jour ;
• Respecter les procédures de décaissement de la caisse notamment le seuil de la caisse et l’existence des documents suffisants. De ce fait, l’assistant financier devra s’assurer de l’exactitude de la codification et de l’existence des ressources, il/elle doit disposer des documents approuvés par les personnes habilitées tels que les demandes d’achat et/ou un message autorisant à engager des dépenses. Il/elle doit s’assurer de la preuve de la validation de la réception, la conformité et la régularité des factures ;
• Le suivi des relations avec la banque notamment les transactions bancaires (retraits, versement, le dépôt des états et lettres de virement) ;
• Préparer mensuellement les états nominatifs et de déclaration des cotisations sociales et de taxes à partir des états de salaires et soumettre pour revue et approbation ;
• Procéder mensuellement à la déclaration et paiement des cotisations sociales et fiscales ;
• L’émission et l’enregistrement des chèques ;
• Effectuer tous les enregistrements des écritures dans le logiciel QuickBooks dans le respect de la corrélation des codes et du plan comptable ;
• Assurer un classement régulier et adapté des archives financières et comptables (physiques et virtuels) ;
• Effectuer la photocopie des documents et pièces comptables. Il/elle pourra déléguer la réalisation de la photocopie et en assurer la supervision ;
• Assister le Directeur Financier dans la préparation et la soumission des rapports financiers mensuels et d’autres rapports spécifiques ;
• Assister le Directeur Financier dans la réponse aux requêtes des auditeurs ;
• Assister le Directeur Financier dans la mise en œuvre des recommandations des audits.

1. FORMATIONS ET QUALIFICATIONS :

        Formation et expérience professionnelle

• Au minimum licence en Gestion financière et comptable ;
• Au minimum trois ans d’expérience en gestion comptable d’une organisation internationale ou d’un cabinet d’expertise comptable en tant que financier ;
• Au minimum un an d’expérience de travail avec des organisations mettant en œuvre des projets financés par l’USAID ;
• Très bonnes connaissances pratiques dans l’approvisionnement et des règles de passation de marché ;
• Très bonnes connaissances des procédures et des règles des bailleurs, en particulier l’USAID ;

Compétences interpersonnelles

• Rigoureux, autonome et méthodique dans le travail et apte à prioriser des tâches ;
• Excellentes compétences en communication écrite et orale ;
• Disponible à travailler dans un environnement en évolution rapide avec de multiples tâches, et multiculturel;
• La maitrise de l’anglais est un atout.

Compétences en informatique

• Une très bonne maitrise du Microsoft Excel, Word, power point est requise ;
• Une très bonne connaissance de Outlook, d’autres messageries, d’internet, onlines communication est requise ;
• La maitrise de QuickBooks est fortement recommandée ;
• La maitrise de Accès, d’autres logiciels est un atout.

1. DOSSIERS DE CANDIDATURE

Les candidats (es) intéressés sont prié(e)s d’adresser leurs candidatures à l’adresse BAGuinea.Applications@gmail.com au plus tard le le 25 septembre 2020 en objet la mention « Assistant (e) Financier (ère) – Breakthrough ACTION Guinée ». Les dossiers de candidature doivent comporter :

1. Une lettre de motivation détaillée d’une (1) page au maximum adressée au Chef d’équipe ;
2. Un CV actualisé d’au plus trois (3) pages incluant trois personnes de référence.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

NB : Seules les candidatures comportant l’objet susmentionné, répondant aux exigences et soumises dans le délai seront examinées.