Publié le 7 juin 2022
Recruteur : PNUD
Type de Contrat : cdi
Lieu : Conakry
Date limite : 15/06/2022

Remplacement Assistante Représentant Résident Adjoint Programme & Operations G5, Conakry - Guinea

NB: Digijob Guinée ne recrute pas, il vous présente juste les offres lancées par ses partenaires et certaines entreprises de la place, et vous facilite la postulation et la constitution d'un bon dossier.

Job Description

Background

Le PNUD s’engage à recruter un personnel divers en termes de genre, de nationalité et de culture. Nous encourageons de même les personnes issues des minorités ethniques, des communautés autochtones ou handicapées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.

Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et / ou les atteintes sexuelles, ni aucune forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, et / ou toutes formes de discrimination. Tous/tes les candidats/tes sélectionnés /ées devront ainsi se soumettre à de rigoureuses vérifications relatives aux références fournies ainsi qu’à leurs antécédents

Background and Organizational Context

Sous la supervision du Représentant Résident Adjoint, l'Assistant (e) du RRA assure la dissémination de l'information au sein du bureau et une utilisation transparente des outils de communication et informatique.

L’Assistant (e) du RRA P/O promeut une approche client en totale adéquation avec les règles et travaille en étroite collaboration avec le personnel des Programmes, des Opérations et des Projets afin de faciliter la transmission et l'échange d'informations.

Position Purpose

Les résultats clés ont un impact direct sur l'efficacité des activités du bureau en matière de gestion des Programmes et Opérations et dans la réussite de la réalisation de la stratégie opérationnelle.

La qualité de la Gestion Administrative, l’accueil et l'organisation des rencontres permettent une meilleure satisfaction des clients et renforce la crédibilité du PNUD.

Key Duties and Accountabilities
Assure la bonne transmission des informations administratives du bureau :
*Example of Duties:*	Enregistre tous les courriers entrants et les transmet aux destinataires respectifs ; Enregistre tous les courriers émis par le bureau et se charge de leur acheminement aux destinataires ; Saisie des courriers officiels à la première demande de son superviseur et les soumet à approbation et signature avant expédition aux destinataires ; Gère l'envoi et la réception des paquets et colis notamment ceux envoyés et/ou reçus par DHL. Agit en qualité de point focal pour le bureau ; Effectue les courses externes relatives aux besoins du bureau, sur demande de son superviseur ; Prend des notes des différents sujets et les retranscrit en veillant à ce que l'orthographe la ponctuation et la présentation soient correctes, les documents, les rapports etc.… dont une partie est hautement confidentielle ; Rédige la correspondance qui ne porte pas sur des questions de fond et en assure le suivi ; Recherche, sélectionne, résume des informations et rédige des comptes rendus de réunion ; Effectue des traductions non officielles ; Classe et archive les documents des services ; Relit et révise la correspondance soumise à la signature en veillant à ce que l'orthographe et la ponctuation soient correctes ; Prends les rendez-vous et tient à jour des emplois du temps ; Reçois les visiteurs de haut rang ; Effectue et filtre les communications téléphoniques.
Assure la bonne transmission des valises diplomatiques :
Example of Duties:	Réceptionne les valises diplomatiques et sous la supervision du responsable s'assure que tous les documents reçus sont conformes aux courriers/colis reçus ; Transmet les courriers et colis diplomatiques immédiatement après vérification du contenu par le superviseur ; Envoie les valises diplomatiques et s'assure que tous les documents de transmission sont bien remplis et correspondent exactement aux envois de courriers et/ou colis effectués ; Assure un archivage précis de tous les documents (entrants ou sortants) relatifs à la valise diplomatique.
Assure un appui administratif aux Programme et Opérations :
Example of Duties:	Réceptionne les factures téléphoniques des différents opérateurs et les ventile aux différents utilisateurs et aux finances ; Effectue le suivi et le recouvrement ; Réceptionne les memo et courriers soumis à la signature du RRA ; Réceptionne les requêtes et soumet à l’approbation du RRA.
Facilite l'accroissement et le partage des connaissances :
Example of Duties:	Applique les leçons apprises directement ou au travers de la mise en place des meilleures pratiques ; Participe très activement aux réseaux de connaissance et des groupes de pratique dans son domaine d'intervention.
Supervisory/Managerial Responsibilities: N/A

Requirements:

Education

L’obtention d’un diplôme d’études secondaires est requise ou

Un diplôme universitaire sera dûment pris en considération

Experience, Knowledge, and Skills

Minimum de cinq (5) ans d’expérience comme Assistant (e) Administratif (ve) au niveau national ou international ou à un poste similaire
Expérience prouvée en gestion administrative
Très bonne capacité rédactionnelle
Bonne connaissance de l'outil informatique
Maîtrise parfaite du Français
La connaissance de l’anglais serait un atout
Expérience au sein des Nations Unies ou ONG Internationales

Core

Obtenir des résultats :

NIVEAU 1: Planifie et surveille son propre travail, prête attention aux détails, fournit un travail de qualité dans les délais impartis

Pensez de manière innovante:

NIVEAU 1: Ouvert aux idées créatives / risques connus, est pragmatique résolveur de problèmes, apporte des améliorations

Apprendre en continu

NIVEAU 1: Ouvert d’esprit et curieux, partage des connaissances, apprend de ses erreurs, demande des commentaires

Adaptez-vous avec agilité

NIVEAU 1 : S’adapte au changement, gère de manière constructive l’ambiguïté/l’incertitude, est flexible

Agir avec détermination

NIVEAU 1: Montre de la motivation et de la motivation, capable de livrer calmement face à l’adversité, confiant

S’engager et s’associer

LEVEL 1: Demonstrates compassion/understanding towards others, forms positive relationships

Favoriser la diversité et l’inclusion

LEVEL 1: Appreciate/respect differences, aware of unconscious bias, confront discrimination

Gestion des personnes

Les compétences du PNUD en matière de gestion des personnes sont disponibles sur le site dédié.

Compétences transversales et techniques

*Domaine thématique*	*Nom*	*Definition*
Administration & Operations	Gestion des documents et des enregistrements	Gestion globale des documents (papier ou électroniques); politique de registre et de conservation, y compris le stockage et l’archivage
Administration & Operations	Gestion du registre et de la correspondance	Collecte, enregistrement, entretien et livraison du courrier et de la pochette du PNUD; Y compris la gestion des archives
Administration & Operations	Gestion d’événements (y compris des retraites, des formations et des réunions))	Bureaux de soutien avec la gestion des événements, y compris l’identification du lieu, l’hébergement, la logistique, la restauration, le transport et les décaissements en espèces, etc.
Administration & Operations	Off-boarding of personnel	Assure une sortie en douceur du personnel, y compris les formulaires d’autorisation nécessaires pour la restitution du matériel de bureau, l’id de bureau, UNLP, l’annulation du visa délivré par le pays d’accueil, la suppression de l’e-mail du bureau et du profil Argus, etc..
Ethics	UN policy knowledge - ethics	Connaissance et compréhension du Statut et du Règlement du personnel des Nations Unies et d’autres politiques relatives à l’éthique et à l’intégrité

Dislaimer

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

Informations importantes pour les candidats

Tous les postes dans les catégories NPSA sont soumis à un recrutement local.

Informations pour les candidats concernant le « Roster » du PNUD

Note : Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats de cet avis de vacance. Nous pouvons également conserver les candidatures et prendre en considération les candidats postulant à ce poste pour d'autres postes similaires au sein du PNUD, au même niveau hiérarchique et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducatives similaires.

Diversité de la main-d'œuvre

Le PNUD s'engage à assurer la diversité au sein de son personnel et encourage tous les candidats qualifiés, indépendamment de leur sexe, de leur nationalité, de leur handicap, de leur orientation sexuelle, de leur culture, de leur religion et de leur origine ethnique, à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité. Nous encourageons vivement les candidatures féminines.

Scam warning

Les Nations Unies ne facturent aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d'entretien, de test ou autre dans le cadre du processus de candidature ou de recrutement. Si vous recevez une sollicitation pour le paiement d'un droit, veuillez ne pas en tenir compte. En outre, veuillez noter que les emblèmes, logos, noms et adresses sont facilement copiés et reproduits. Il vous est donc conseillé d'être particulièrement prudent lorsque vous soumettez des informations personnelles sur le web.

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