Recrutement d'Un(e) Assistant(e) Projet

I. Contexte organisationnel

La Guinée est l’un des pays les plus humide de la sous-région ouest africaine avec un réseau hydrographique très dense composé de 1 162 cours d’eau organisés en 23 bassins dont 14 sont partagés avec les pays voisins (Fleuve Niger, Sénégal, Gambie etc.). La sécheresse qui a touché le pays de 1961 à 1990 a fortement influencé le régime hydrologique des fleuves guinéens. Les courbes de variation hydraulique suivent le même schéma que les indices de précipitations, c'està-dire une tendance généralement décroissante. Les activités socioéconomiques sont déjà très impactées par la sécheresse et la baisse de la pluviométrie et des débits des cours d’eau. Les projections climatiques indiquent que, si rien n’est fait, les effets négatifs du changement climatique sur les activités socioéconomiques seront encore plus importants. La Guinée a élaboré et validé son Plan d’Action National d’Adaptation (PANA) au changement climatique en 2007. Dans le cadre de la mise en œuvre de ce plan, le Gouvernement a initié et met en œuvre avec l’appui de ses partenaires techniques et financiers (PNUD, FEM, AFD, BM, FAO, etc.) d’importants projets portant sur l’adaptation aux effets négatifs du changement climatique. Cependant des obstacles pour l’intégration de l’adaptation du changement climatique dans le processus de planification subsistent encore : (i) liens insuffisants entre la recherche et les politiques de développement, (ii) fragmentation des unités de coordination, (iii) absence de directives et faiblesse de ressources budgétaires, (iv) absence de données climatiques régulières, (vi) faible capacité d’intervention des mécanismes nationaux de financement existants et le secteur privé. C’est pour lever ces obstacles et assurer l’intégration de l’Adaptation au Changement Climatique dans le processus de planification nationale et locale que la Guinée, avec l’appui du PNUD, a sollicité du Fonds Vert Climat une subvention dans le cadre de son Programme Readiness. Le Secrétariat du FVC a notifié son accord pour la première phase du projet sous le titre « Renforcement des capacités pour l’élaboration du plan national d’adaptation en Guinée » » pour un montant de 1 629 327 dollars américains pour une durée d’exécution de 2 ans. Cette première phase vise à accroître la capacité d'adaptation de la Guinée à faire face aux impacts du changement climatique en établissant des liens entre la recherche et les politiques pour une prise de décision éclairée et saisir les opportunités qui découlent du financement local et du secteur privé. C’est dans ce cadre, que le PNUD cherche pour ce projet, un (e) Assistant(e) de Projet pour appuyer la mise en œuvre des activités du projet afin de contribuer à l’atteinte des résultats tels que définis dans le document du projet.

II. Fonctions et Responsabilités

Sous la supervision du Coordonnateur National du Projet, la mission de l’Assistant(e) de Projet consiste en l’appui à l’équipe du projet dans la bonne gestion de la mise en œuvre du projet. Il/Elle aura pour tâches :

Planification :

• Contribuer à l’élaboration et au suivi des plans de travail annuel (PTA) et des plans d’achats annuel.

Gestion et Suivi :

• Tenir à jour les outils de gestion de projet, sur la base des informations fournies par l’équipe du projet (journal des risques, journal des problèmes, journal des enseignements tirés, etc.) ;
• Contribuer à la préparation des tous les documents et rapports périodiques (donateurs) d’avancement demandés ;
• Appuyer l’élaboration des termes de référence pour les recrutements et les activités du projet;
• Servir d’interface avec les consultants contractés et assurer un suivi rapproché de leurs livrables pour le respect des délais requis;
• Appuyer la revue et le contrôle qualité des rapports produits par le projet ;
• Participer à l’évaluation de la performance du projet pour identifier les facteurs de succès afin d’intégrer les meilleures pratiques dans le travail du projet;
• Assister le Coordonnateur de projet à suivre l'avancement des composantes du projet pour garantir le respect des échéanciers et des délais ;
• Soutenir le projet dans la rédaction des articles et la production des supports de communication tels que les dépliants, les bulletins d’informations, etc.

Gestion administrative

• Assurer la gestion administrative du projet, tout en respectant les procédures applicables aux modalités d’Exécution Directe (gestion du personnel, des équipements et matériel, ...) ;
• Appuyer l’organisation des ateliers, réunions de suivis et autres évènements du projet et la rédaction de leurs compte-rendu ;
• Préparer la logistique nécessaire à l’organisation de toutes les activités du projet ;
• Tenir les fonds de dossiers et des dépenses du projet et s'assurer que toute la documentation financière est bien tenue et facilement disponible lorsque requis ;
• Préparer les mémos des demandes de biens et services ;
• Créer les réquisitions, les prompt et autres actions requises par le système de gestion du PNUD dans un processus d’acquisition ;
• Faire les demandes de voyages du personnel et des consultants du projet ;
• Faire les requêtes de paiements des biens et services ;
• Faire l’inventaire, la revue et l’actualisation des assets du projet ;
• Appuyer la préparation des révisions budgétaires hors atlas sur la base des révisions des plans de travail ;
• Préparer les correspondances, les notes internes et les réponses aux requêtes adressées au projet ;
• Assurer le système d’archivage physique et numérique des documents qui sera accessible à l’ensemble de l’équipe du projet ;
• Préparer les fiches de présences du staff et faire un suivi des plans de congés ;
• Préparer les documents requis pour les missions d’Audit et/ou d’évaluation et assister le coordinateur du projet dans la mise en œuvre des recommandations de l’Audit ;
• Appuyer les clôtures opérationnelle et financière du projet dans les délais requis ;
• Exécuter toutes autres tâches requises par son superviseur et le bureau PNUD en vue de la promotion de la performance, de l'image de marque du PNUD et de sa réputation.

III. Résultats

Dans le cadre de son mandat, l’Assistant(e) du projet sera évalué(e) selon le degré d’atteinte des résultats clés suivants :

• Les contrats des biens et services sont suivis et les délais sont respectés ;
• Les requêtes de payements, les correspondances, les réponses aux requêtes sont produites dans les délais et sont suivies régulièrement ;
• Les documents produits par le projet sont archivés (physique et électronique) et accessibles ;
• L’inventaire des assets du projet est tenu à jour.

IV. Compétences

 Compétences Organisationnelles :

• Intégrité en accord avec les valeurs et les normes éthiques de l’ONU ;
• Fait le plaidoyer pour la vision, la mission, et les buts stratégiques du PNUD ;
• Flexibilité et une adaptabilité aux aspects culturels, de genre, de religion, de race, de nationalité et d’âge.

Compétences Fonctionnelles :

• Gestion des connaissances et apprentissage ;
• Encourage la gestion des connaissances au sein PNUD et crée un environnement propice à l’apprentissage, en prenant le leadership et en donnant l’exemple ;
• Expérience en matière de gestion des projets, connaissance des outils de Gestion Axée sur les Résultats et de l’Approche Cadre logique ;
• Capacité à exécuter des tâches spécialisées liée à la gestion du cycle d'un projet, particulièrement la gestion administrative et financière et l’élaboration de rapports d’activité et de suivi ;
• Poursuit activement son développement et sa formation personnelle dans un ou plusieurs domaines de pratique, met en œuvre son plan de formation et applique les compétences nouvellement acquises.

Développement et efficacité opérationnelle :

• Capacité à planifier et à prioriser ;
• Capacité d’appuyer l’identification, la formulation, la mise en œuvre des programmes et projets de développement, y compris en contexte instable ;
• Capacité de communication avec les différents partenaires, agences du SNU, ONG, le gouvernement et les PTF sur les politiques et stratégies de développement ;
• Bonnes connaissances des Technologies de l’Information ;
• Capacité de mettre en œuvre de nouveaux systèmes et de conduire des changements de comportement et d’attitude du personnel.

Gestion et leadership :

• Focalisé sur les résultats ;
• Répond de manière constructive aux appréciations ;
• Aborde constamment le travail avec énergie et ponctualité, ainsi qu’avec une attitude positive et constructive;
• Démontre de solides compétences en communication orale et écrite ;
• Démontre une ouverture au changement et la capacité de gérer des situations complexes

V. Qualifications requises

Education:

Bac+4 en Administration, Gestion, Sociologie, Agronomie, Environnement, Gestion des ressources naturelles ou des domaines similaires.

Experience:

• Au moins trois (3) années d'expérience de travail pertinente dans un cadre de gestion de projet (planification, mise en œuvre, gestion administrative) ;
• Expérience significative dans la collecte, l'analyse et la rédaction de résultats à des fins de rapport ;
• Capacité démontrée à gérer plusieurs tâches et à fournir des résultats dans des délais spécifiés ;
• Aptitude avérée à planifier et à organiser son propre travail de manière efficace et efficiente ;
• Capacité démontrée à travailler de manière autonome, à gérer l'ambiguïté et à prendre des décisions claires et décisives pour obtenir des résultats positifs ;
• Très bonnes compétences interpersonnelles ;
• Maîtrise des applications informatiques et des technologies de l'information ;
• Une connaissance des procédures du PNUD applicables aux modalités d’Exécution Directe sera considérée comme un atout.

Langues:

Excellente maîtrise du français et connaissance de l’anglais.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Le PNUD a une tolérance zéro pour la corruption.

Les services de recrutement et des achats du PNUD sont gratuits et aucun paiement n’est exigé pour nos services.

En cas de violation de ces principes, veuillez nous contacter par le biais de l’adresse email suivante : jedenoncelacorruption.gn@undp.org

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