Publié le 6 octobre 2023
Recruteur : UPA Développement international - UPA DI
Type de Contrat : ...
Lieu :
Date limite : 20/10/2023

Recrutement D'un(e) Assistant(e) Administratif(ve)

NB: Digijob Guinée ne recrute pas, il vous présente juste les offres lancées par ses partenaires et certaines entreprises de la place, et vous facilite la postulation et la constitution d'un bon dossier.

OFFRE D’EMPLOI

LE PROJET FEMMES PRO FORETS : PROJET D’ADAPTATION AUX CHANGEMENTS CLIMATIQUES DANS LE PARC NATIONAL DU MOYEN-BAFING EN GUINEE EST A LA RECHERCHE D’UN(E) CANDIDAT(E) POUR COMBLER LE POSTE SUIVANT :

Titre du poste	Assistant(e) Administratif(ve)
Lieu d’affectation	Labé
Supérieur immédiat	Responsable Administratif et Financier
Type de contrat	Contrat à Durée Déterminée d’un (1) an renouvelable
Référence du poste	UPA DI/JD/AA/001/2023

CONTEXTE ET MANDAT DU POSTE

UPA Développement international (UPA DI) est une organisation canadienne à but non lucratif issue de la Confédération de l’Union des producteurs agricoles (UPA) basée au Québec, Canada. Fondée en 1993, UPA DI soutient la ferme familiale comme modèle d’agriculture durable en appuyant les organisations professionnelles agricoles démocratiques, les services collectifs inhérents au développement de l’agriculture et toute autre initiative structurant l’avenir de l’agriculture dans les pays ou les régions d’intervention d’UPA DI. UPA DI place l’égalité entre les femmes et les hommes au cœur de ses approches et ses engagements. Le projet « Femmes Pro-Forêts : Projet d’adaptation aux changements climatiques dans le Parc national du Moyen- Bafing » en Guinée, financé par le Gouvernement du Canada par l’entremise d’Affaires mondiales Canada (AMC), est prévu pour une durée de trois ans. Son objectif ultime est d’accroître l’adaptation aux changements climatiques (ACC) des femmes et jeunes femmes (F/JF) vulnérables et leur famille des paysages forestiers du Parc national du Moyen-Bafing (PNMB).

Pour y parvenir, Femmes Pro-Forêts vise trois principaux résultats :

Une adoption accrue des solutions fondées sur la nature d’ACC soutenant la biodiversité forestière par les parties prenantes du PNMB au bénéfice des F/JF vulnérables et leur famille;
Une amélioration durable des opportunités économiques des F/JF et leur famille à partir des solutions fondées sur la nature soutenant la biodiversité forestière et l'ACC des communautés vulnérables;
Une gouvernance inclusive et équitable accrue de la biodiversité forestière du PNMB en faveur de l’adaptation des femmes et jeunes femmes vulnérables et leur famille aux changements climatiques.

SOMMAIRE DU POSTE

Sous la responsabilité du Responsable Administratif et Financier, l’assistant(e) Administratif(ve) devra assurer les tâches générales d’assistance en administration du projet et donner un support au niveau des ressources humaines et de la logistique.

PRINCIPALES RESPONSABILITES DU POSTE

Support administratif général

Assure la tenue à jour d’un inventaire permanent du matériel de bureau et des autres actifs du projet;
Assure le secrétariat, à savoir la correspondance relative aux responsabilités du service administratif et financier (commandes avec les fournisseurs en collaboration avec la logistique et la comptabilité, etc.…);
Collabore à la gestion du personnel en tenant à jour un registre de temps de présence, des congés, absences, retards, journées de maladie etc…;
Effectue le suivi des engagements du projet (abonnements, locations, contrats d’assurances des véhicules, des motos, santé du staff, Responsabilités civiles et multirisques professionnelles);
Assure le suivi et l’effectivité des documents administratifs du matériel roulant (admissions temporaires des véhicules et motos, assurances des véhicules et motos etc…);
Assure le suivi de l’entretien des véhicules, motos, des locaux;
Assure le suivi de la consommation rationnelle de carburant des véhicules et motos;
Met en place un système d’archivage des documents administratifs et s’assure qu’il est appliqué (électronique et physique) ;
Effectue le paiement des factures auprès des services publics (Impôts, CNSS, ONFP) ;
Participe à l’organisation des différents évènements du projet (par exemple, séminaires, ateliers, formation...);
Gérer l’inventaire (enregistrer les entrées et sorties) des fournitures de bureau (papiers, cartouches d’encre pour les imprimantes etc.);
Assure l’organisation des voyages et missions en étroite collaboration avec l’Assistant Logistique;
Coordonne, participe et prépare les procès-verbaux des réunions ;
Participe à certaines réunions et ateliers à l’extérieur du bureau à la demande du superviseur.

Support RH

S’assure de la bonne tenue des dossiers des employés qui doivent comporter toutes les pièces obligatoires;
Rédige les lettres d’embauche, de cessation d’emploi, autres lettres diverses avec l’appui du Responsable Administratif et Financier;
Veille à l’accueil des nouveaux employés : fourniture du matériel, remise des procédures administratives interne et explication du fonctionnement du bureau;
Veille à la mise à jour mensuelle du tableau des RH du projet;
Rédige les demandes d’attestation de travail;
Reçoit les demandes d’attestation de congés (annuel, maladie, heures de récupérations) et fait le suivi;
Recueille les feuilles de temps à chaque fin de mois;
Enregistre les congés annuels, congés de maladie et heures de récupération dans leur fichier respectif;
Faire les copies des demandes de congé annuel, récupération et de maladie des employés et les mettre dans leur dossier;
Maintenir à jour le classement des correspondances Admin/RH;

Garder et mettre à jour mensuellement le répertoire des employés ;
Participe à l’organisation de l’évaluation annuelle des employés;
Supervise le service de nettoyage et de sécurité;
Assure le back up de l’Assistant Logistique en cas d’absence;
Effectue toute autre tâche connexe à la demande de son superviseur.

COMMUNICATION INTERNE ET EXTERNE

Le personnel du projet; les stagiaires;
Les structures décentralisées de l’État (CNSS, Impôts, ONFP, Inspection du travail, AGUIPE);
Les fournisseurs, les prestataires de services, les consultants, etc…

EXIGENCES DU POSTE

Diplôme en Administration des affaires, Gestion, lettres ou domaine connexe
Avoir au moins trois (3) ans d’expériences dans ce domaine avec les ONG
Maitrise du français écrit et parlé,
Avoir des connaissances solides dans le domaine de l’administration et de la gestion des ressources humaines
Maitrise de l’outil informatique (autonomie sur Microsoft Office)
Bonne capacité rédactionnelle
Rigueur et bonne capacité d’adaptation
Respecter les notions indispensables de confidentialité
Bonne communication et collaboration avec les collègues
Sens de l’organisation
Savoir travailler avec un minimum de supervision;

Comment postuler

Les personnes intéressées peuvent envoyer leur curriculum vitae, lettre de motivation et trois (3) personnes de références à l’adresse suivante : fprof-rh@outlook.com, à l’attention de Monsieur Mamadou Tafsir Diallo, en indiquant le titre du poste dans l’objet de l’email.

La date de clôture pour le dépôt des dossiers de candidature est fixée au 20 octobre 2023 à 17 :00 GMT.

UPA DI se réserve le droit de modifier cette date si nécessaire. Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.

Remarque : Toutes les offres d’emploi sont subordonnées à l’obtention de références satisfaisantes et pourront faire l’objet de vérifications notamment des antécédents judiciaires et de toute activité de financement du terrorisme.