Republication Assistant(e) Administratif (ve) et financier (ère) UNDSS

I. Contexte organisationnel

Sous la direction et la supervision générale du conseiller à la sécurité (SA) ou de son représentant, l'assistant (e) administratif (ve) assiste dans la gestion globale des services administratifs, administre et exécute les processus et les transactions garantissant la haute qualité et l'exactitude du travail. L'assistant (e) administratif (ve) favorise une approche client, qualité et axée sur les résultats.
L'assistant (e) administratif (ve) travaille en étroite collaboration avec le conseiller à la sécurité (SA), le personnel de UNDSS, du PNUD et d'autres agences des Nations Unies pour échanger des informations et assurer une prestation de services cohérente et efficiente.

II. Fonctions/ Principales tâches

Résumé des fonctions clés :

1. Mise en place de stratégies opérationnelles
2. Administration des budgets et stratégies de recouvrement des coûts
3. Assistance comptable et administrative efficace
4. Gestion de la trésorerie des bureaux de pays
5. Appui à la gestion des approvisionnements et des actifs

Appui au contrôle administratif et financier

1. Soutien aux services communs
2. Coordination des fonctions de greffe et de réceptionniste
3. Appui au renforcement des connaissances et au partage des connaissances

III. Résultats clés

1. Assure la mise en œuvre des stratégies opérationnelles, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :

1. Conformité totale des activités administratives avec les règles, règlements, politiques et stratégies de l'UNDSS / PNUD.
2. Fourniture d'entrées à la cartographie des processus administratifs du bureau de pays et mise en œuvre des procédures opérationnelles normalisées (SOP) internes.
3. Préparation des plans de travail de l'équipe administrative axés sur les résultats.

2. Assure un soutien administratif efficace, en se concentrant sur l'obtention des résultats suivants :

1. Organisation et coordination des expéditions et dédouanement ;
2. Coordination des préparatifs de voyage. Jouer un rôle d'acheteur dans Atlas pour la préparation des bons de commande pour les voyages et autres dépenses administratives ;
3. Organisation des processus d'achat, y compris la préparation des documents en coordination avec l'unité des achats du PNUD ;
4. Organisation d'ateliers, conférences, retraites ;
5. Coordination des DSA, agences de voyages et autres enquêtes administratives, enquêtes pour l'organisation des services communs ;
6. Appui aux questions de protocole, enregistrement du personnel, coordination avec les autorités locales sur l'espace et autres questions administratives ;
7. Coordination des services de transport, entretien régulier des véhicules et assurance ;
8. Vérification et certification du journal quotidien du véhicule et de la consommation d'essence, mise à jour et entretien du rapport d'historique du véhicule ;
9. Rapports et enquêtes rapides sur les cas d'accidents de véhicules, de dommages, de pertes ou de vols d’articles ; mise à jour et entretien du rapport d'historique du véhicule ;

3. Fournit un soutien à la bonne gestion des approvisionnements et des actifs, en se concentrant sur l'atteinte du résultat suivant :

1. Coordination de la gestion des actifs, préparation en temps voulu et soumission de rapports d'inventaire périodiques ;
2. Coordination de la fourniture de fournitures de bureau fiables et de qualité.

4. Fournit un appui pour un contrôle administratif et financier efficace au bureau, en mettant l’accent sur l’obtention des résultats suivants :

1. Tenue des registres de contrôle administratif tels que les engagements et les dépenses ;
2. Confirmation de la disponibilité des fonds avant l'examen par le superviseur ;
3. Maintien de l'intégrité des données dans la base de données, programme de contrôle ; analyse des résultats et initiation des actions correctives si nécessaire ;
4. Coordination des modalités de recouvrement des coûts des locaux / services communs ;
5. Contrôle adéquat des pièces justificatives des fonds et des activités.

5. Assure des services communs appropriés axés sur la réalisation du résultat suivant :

Maintenance des services communs / gestion des espaces de bureau pour assurer des activités intégrées sur les services communs et la mise en œuvre de la réforme des Nations Unies.

6. Coordonne la mise en œuvre des fonctions de greffe et de réceptionniste, supervise le greffier et la réceptionniste, en se concentrant sur l'obtention des résultats suivants :

1. Fourniture de services généraux d'accueil et d'information efficaces ;
2. Fourniture de services de registre fiables.

7. Soutient le renforcement des connaissances et le partage des connaissances dans le bureau de pays, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :

Formation du personnel sur les procédures administratives.

4. Compétences

• Bonne aptitude Analytique ;
• Esprit d’initiative, tact, capacités de négociations, d’analyse et de communication ;
• Aptitude à s'exprimer clairement et efficacement tant oralement que par écrit;
• Capacité de travailler dans un environnement multiracial et multiculturel ;
• Aptitude à travailler de manière productive sous pression et à respecter les délais impartis ;
• Maitrise du Français et de l'Anglais ainsi que des langues locales;
• Avoir une bonne connaissance des logiciels et applications de gestion et de l’outil Internet ;
• Une bonne maîtrise des ERP tels que ATLAS est exigée

5. Qualifications requises

Education : Minimum un diplôme de fin d’études secondaires exigé. Une formation complémentaire ou un diplôme universitaire en gestion des ressources humaines, administration et/ finances ou tout autre domaine apparenté souhaité.

Expérience : Une expérience professionnelle progressive d’au moins cinq ans acquise dans le domaine de gestion des ressources humaines, de l’Administration et des Finances.

Langues: La maitrise du Français et de l'Anglais ainsi que des langues locales est exigée.

Une expérience au sein du Système des Nations Unies ou ONG Internationale, dans le lieu d’affection est un atout considérable.

Une connaissance des procédures du PNUD et de UNDSS serait un atout supplémentaire.

Les candidatures féminines sont particulièrement encouragées.

Le PNUD a une tolérance zéro pour la corruption.

Les services de recrutement et des achats du PNUD sont gratuits et aucun paiement n’est exigé pour nos services.

En cas de violation de ces principes, veuillez nous contacter par le biais de l’adresse email suivante : jedenoncelacorruption.gn@undp.org