Recrutement d'Un(e) Assistant(e) d’Administration & Finances

AVIS DE VACANCE DE POSTE            

EXTERNE

(Les candidatures féminines sont vivement encouragées)

La Représentation du Programme Alimentaire Mondial (PAM) en Guinée a le plaisir de publier cet avis de vacance dans le cadre de son opération en Guinée.

Le Programme Alimentaire Mondial des Nations Unies (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. La mission du PAM est d'aider le monde à atteindre l’objectif Faim Zéro d’ici 2030. Chaque jour, le PAM travaille pour s'assurer que les populations les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent avoir accès aux aliments nutritifs dont ils ont besoin pour mener une vie productive et saine.

Qu'allez-vous faire à ce poste ?

Effectuer des tâches courantes de support à la gestion dans les domaines de l’Administration et des Finances pour contribuer à une fourniture efficace des services.

Pourquoi travailler avec nous ?          

Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) est présent en Guinée depuis 1964 et fournit une aide alimentaire nutritive et immédiate aux populations touchées pendant et après les crises. Le PAM travaille en partenariat avec le Gouvernement pour améliorer l’accès des enfants à l’éducation, améliorer la nutrition de la population, mettre en place des systèmes alimentaires durables et la résilience des communautés aux chocs tout en améliorant leur accès à des marchés agricoles rentables et stables.

Les activités du PAM comprennent également le renforcement des capacités techniques du Gouvernement pour élaborer des programmes durables sensibles à la lutte contre les inégalités entre les sexes et les causes profondes de la malnutrition.

✅ Apportez votre créativité et votre sens de l'innovation à l'organisation. Vous en aurez besoin pour faire le travail partout et selon les besoins.

✅Faire partie d'une communauté mondiale, diversifiée et multiculturelle comme la nôtre, vous exposera en permanence à de nouvelles idées et perspectives. Nous nous soucions vraiment les uns des autres et sommes portés par le travail d'équipe.

✅Nos collaborateurs peuvent travailler au-delà de leurs attentes dans des situations réelles, s'enrichir d'un travail véritablement significatif, révéler leur potentiel et être acteurs de leur développement !

Cliquez sur le lien ci-après pour regarder la vidéo et en apprendre plus sur nous !! : https://www.youtube.com/watch?v=3mzGbaRAhz8&feature=you

Qu'est-ce qui est attendu de vous ?

Sous la supervision directe du Chef du Bureau de Terrain de Kissidougou et la supervision technique de l’Associé à l’Administration, l’Assistant.e  à l’Administration et aux Finances sera chargé(e) de :

Administration Générale

• Recueillir, trier et diffuser les correspondances, les rapports et autres documents afin de répondre aux besoins du personnel, conformément aux normes de temps ;
• Assurer l’inventaire du matériel Informatique, du mobilier et autres bien du PAM du bureau de terrain, en mettant à jour la base de données de gestion (GEMS).
• Superviser et évaluer la qualité des services rendus par les détenteurs de contrats de prestation de service (maintenance, nettoyage, etc…)
• Gérer de façon efficace et efficiente les Fournitures de Bureau tout en produisant des rapports mensuels, et semestriels.
• Enregistrer et classer les courriers « arrivée » et « départ ».
• Soutenir la collecte et l’archivage (classement) des dossiers, des documents et des archives du bureau conformément aux systèmes et processus en place, de manière que les informations soient à jour et facilement disponibles pour le personnel ;
• Assurer la commande d’eau minérale.
• Suivre les demandes de fourniture du bureau, faire l’inventaire, transmettre les rapports et suivre auprès du Bureau Pays la dotation en fourniture.
• Participer à l'organisation des réunions et ateliers, élaborer et partager les PV et rapports des réunions avec les collègues
• Assurer toutes les autres tâches assignées par le superviseur.

Finances

• Gérer la Petite Caisse, et tout autre fond mis à la disposition du Sous Bureau dans le respect des procédures financières en place puis élaborer les rapports d`utilisation pour soumission au Bureau Pays
• Vérifier les rapports financiers et factures des Partenaires puis élaborer les différentes demandes de paiement pour transmission au Bureau Pays ;
• Préparer les demandes de paiement des factures des loyers et des services récurrents.

Ressources Humaines

• Veiller au remplissage et à la transmission des fiches de présence du staff du
• Bureau de terrain ;
• Suivre et gérer les dossiers du personnel en veillant à l’application des procédures liées à la gestion des Ressources Humaines (suivi congés, contrats, évaluations, fiches de présence, etc…)
• Faire signer les contrats et avenants au personnel et transmettre à l'unité des ressources Humaines au Bureau Pays ;
• Faire les demandes de renouvellement des badges et transmettre au Bureau Pays.

Flotte de Véhicules/Voyage :

• Gérer le carburant, préparer les rapports de consommation et mettre à jour la base de gestion (fleet wave) ;
• Veiller au respect des procédures liées aux voyages et élaborer les documents de voyage (ordre de mission, demande de mission, sécurité clearance) ;
• Faire la réservation d’hôtel pour les missionnaires.

Pour cette mission, vous devrez avoir les compétences suivantes ;

Un bon sens de l’organisation, capacité à travailler sous pression, capacité à travailler en équipe, capacité à exécuter plusieurs taches à la fois.

Expériences souhaitée et Qualifications Requises :

• Avoir un diplôme d'études secondaires, complété par un certificat d'études postsecondaires en secrétariat, gestion, finances, comptabilité, sciences économiques en général.
• Avoir au moins quatre (4) ans d’expérience de travail, dont deux (2) dans les domaines de l’administration générale, de la gestion ou du support financier
• Aptitude à faire preuve de tact et de courtoisie lors des échanges d'informations avec des personnes d'horizons divers.
• Aptitude à repérer des anomalies dans les données et à corriger les problèmes appelant une attention particulière.
• Aptitude à donner des orientations ou à assurer une formation élémentaire à des membres du personnel moins expérimentés.
• Avoir aidé à communiquer aux membres du personnel des consignes techniques adaptées aux circonstances.
• Connaissance des logiciels de bureau standard, Outlook, Word, Excel, PowerPoint ;
• Capacité à respecter les délais et à suivre des instructions claires.

Langues : Maîtrise du français (oral et écrit).

Le PAM s'est engagé à promouvoir un environnement de travail inclusif dans lequel la diversité est valorisée et où aucune forme de discrimination n'est tolérée. Nous promouvons le leadership des femmes au sein de notre organisation et visons à atteindre la parité dans nos équipes en Afrique de l'Ouest et du Centre. Les candidatures féminines qualifiées sont donc particulièrement encouragées.

Le PAM n'a aucune tolérance à l'égard de la discrimination et ne fait aucune discrimination fondée sur le statut VIH / SIDA.

Aucune nomination dans le cadre de tout type de contrat ne sera proposée aux membres du Comité consultatif des Nations Unies pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB), de la Commission de la fonction publique internationale (CFPI), du Comité des finances de la FAO, du Commissaire aux comptes du PAM, du Comité d'audit du PAM, du Corps commun d'inspection (CCI) et d'autres organes similaires au sein du système des Nations Unies ayant des responsabilités de supervision du PAM, tant pendant leur service que ainsi que dans les trois ans suivant la fin de leur contrat.

Seul(e)s les candidat(e)s retenu(e)s seront convoqué(e)s.

Être de Nationalité Guinéenne ou avoir le permis de travail de la Guinée.