Recrutement D'un(e) Directeur(trice) de l'Administration et des Finances

Termes de référence

Recrutement d’un(e) (01) Directeur (trice) de l'Administration et des Finances au compte de l’ONG Internationale Santé Intégrée en Guinée

La Direction de l’ONG Internationale Santé Intégrée (Integrate Health) recrute un(e) (01) Directeur (trice) de l'administration et des finances (Director of Administration and Finance). Le/la candidat(e) retenu(e) doit posséder une expertise en finance, et en ressources humaines et ayant au moins 10 années d’expériences, surtout dans ces domaines au sein d’une ONG Internationale, et dispose de préférences d’au moins 4 années d’expériences dans les domaines de l’administration et de la logistique.

Santé Intégrée travaille pour le renforcement du système de santé publique en Guinée dans le but d’aider le gouvernement à réaliser le droit à la santé des populations les plus vulnérables dans le pays. Santé Intégrée intervient dans les soins de santé primaires (y compris la santé communautaire, le VIH, la santé maternelle et infantile, la planification familiale, la réhabilitation des formations sanitaires, et le renforcement des capacités des gestionnaires, parmi d’autres aspects) pour réduire le décès évitable au sein des populations vulnérables.

5. POSTE A POURVOIR:

01 Directeur (trice) de l'Administration et des Finances sera basé(e) à Conakry avec des déplacements réguliers à l’intérieur du pays.

Le salaire de base annuel sera élaboré selon la grille salariale de Santé Intégrée.

Santé Intégrée versera à la CNSS les 18% du salaire de base requis. En outre, l'employé bénéficiera d'une assurance médicale pour lui-même ainsi que pour sa famille. Les détails de la couverture médicale seront déterminés. Dans le cas où les détails de l'assurance médicale n'ont pas été déterminés au début de ce poste, l'employé recevra une allocation pour couvrir ces avantages sociaux dans l'intervalle.

5. SUPERVISEUR HIERARCHIQUE

Le (a) Directeur (trice) de l’Administration et des Finances sera sous la responsabilité du Directeur Pays (ou de son intérim désigné).

5. RESPONSABILITES DE L’EMPLOYE:

Le (a) Directeur (trice) de l'Administration et des Finances répondra aux exigences administratives, financières, et opérationnelles de l'organisation.

Sous la responsabilité du Directeur Pays (ou de son intérim désigné), le principal objectif de la première année de contrat sera de jouer un rôle majeur dans la mise en place de Santé Intégrée en Guinée. Cet objectif comprend notamment d’appuyer l’ouverture d’un bureau capitale et un bureau district, l’élaboration d’une stratégie de programme, le suivi du budget, le recrutement de tout le personnel des opérations et du programme, le tout permettant la mise en œuvre des programmes de santé au 1er juillet 2023.

Ses principales responsabilités sont les suivantes :

• Dans le domaine des finances :
  • Superviser, organiser, et coordonner les services administratifs, comptables, financiers, ressources humaines, logistiques et les services généraux de Santé Intégrée en Guinée ;
  • Assurer le développement et la soumission des budgets annuels du programme ainsi que les amendements budgétaires, les révisions et les demandes de report ;
  • Assurer un suivi et une analyse actifs et réguliers du budget par rapport aux réalisations, aux prévisions, aux analyses du pipeline et à d'autres analyses quantitatives et qualitatives, selon les besoins ;
  • Assurer toute la gestion financière, y compris :
    • Mettre en place un système de gestion comptable et financière informatisé ;
    • Lorsque le budget le permet et que la stratégie le nécessite, recruter, intégrer et superviser d'autres membres du personnel de gestion financière ;
    • Veiller à ce que les transactions financières soient correctement autorisées, enregistrées, aient des pièces justificatives adéquates, soient remplies, conservées et puissent être facilement extraites aux fins de la préparation des états financiers et des audits ;
    • Gérer la trésorerie, le compte bancaire et faire le rapprochement avec les relevés bancaires, y compris le contrôle de la petite caisse, des débours et l'équilibrage des livres de compte et des registres ;
    • Effectuer le paiement des salaires, des indemnités, des taxes, des demandes de remboursement de frais de voyage et d'autres paiements au personnel, aux fournisseurs et aux autres bénéficiaires ;
    • Préparer et soumettre les états de flux de trésorerie mensuels et trimestriels au siège ainsi que les rapports mensuels et annuels ;
    • Attirer l’attention du Directeur Pays ou son intérim désigné sur les prévisions à court terme et formuler les prévisions sur les stratégies à moyen terme ;
  • Assurer la bonne relation avec les Commissaires aux Comptes afin de pouvoir produire un audit annuel des comptes.
• Dans le domaine des Ressources Humaines :
  • Supervise-le ou la responsable des ressources humaines dans la gestion et l'exécution de ces fonctions conformément aux procédures opérationnelles standard et aux réglementations locales du travail, afin de garantir le recrutement, le développement et la fidélisation du personnel le plus compétent.
  • En appui au Responsable des RH :
    • Administrer les politiques du personnel et appliquer les règles, règlements et procédures concernant le recrutement, la nomination, les avantages sociaux et d'autres questions relatives au personnel ;
    • Identifier les lacunes en matière de personnel et rédiger les termes de référence pour recruter du personnel supplémentaire en cas de besoin avec le personnel technique, sous réserve de la disponibilité de fonds ;

• • • Gérer des contrats du personnel, des consultants internes et contrôle du respect des termes de référence avant tout paiement (Rapport mensuel, Renouvellement ou avenant des contrats internes de Santé Intégrée) ;
    • Élaborer et mettre en place un plan de formation / renforcement des capacités du personnel de gestion financière des futurs homologues fonctionnaires et suivre son exécution ;
    • Etablir les déclarations mensuelle et annuelle des taxes sur salaires
    • Gestion de la paie des employés.
• Dans le domaine de l’Administration :
  • Contrôler les engagements juridiques de l'entreprise (assurances, sous- traitance) en centralisant et validant l'ensemble des contrats établis.
  • Veiller au respect de la législation, assurer une veille juridique, conventionnelle.
  • Valider les choix fiscaux avec les experts (fiscaliste, commissaire aux comptes, auditeur), assurer les relations avec les services fiscaux.
• Dans le domaine de la Logistique :
  • Manager le Responsable de la Logistique, et s’assurer de la bonne action du département logistique ;
• • En appui au Responsable Logistique :
    • Procéder aux diverses analyses de marchés sur la fourniture de biens et de services pré-identifiés ;
    • Planifier et procéder aux achats de biens et de services dans le respect des procédures internes de Santé Intégrée et de la législation nationale en vigueur ;
    • Assurer le suivi et la maintenance des équipements roulant et non- roulant ainsi que des bâtiments ;
    • Assurer le suivi de stocks et mettre en places des mécanismes de contrôles et d’alerte en cas de besoins ;
• • • Effectuer toutes les déclarations et opérations relatives aux droits de douanes, etc. ;
• Dans les domaines transversaux :
  • S'assurer que tous les niveaux de risques auxquels l'organisation peut être exposée sont identifiés hormis les cas de force majeure et que des mesures sont mises en place pour réduire cette exposition et atténuer leurs effets ;
  • S’assurer  de  la  bonne  coordination  avec  les  autres  départements  de l’organisation (programme, direction, etc.)
• • Suivre et accompagner la bonne organisation des missions et déplacements nationaux et internationaux ;
  • Toute autre tâche ou devoir dans le domaine de ses compétences qui peuvent lui être assignés par le Directeur Pays ou son intérim désigné et conformément aux Manuels de procédures.

5. QUALIFICATIONS ET EXPERIENCES REQUISES :

• • Maîtrise en comptabilité et CPA/AACA, finance, administration publique, gestion / administration des affaires ou autres domaines similaires ;

• • Au minimum 10 ans d'expériences dans la gestion financière et RH d’une organisation internationale ;
• • 4 ans minimum d’expériences dans les domaines de la logistique et de l’administration
  • Expérience de l'administration et des finances au niveau des directeurs
  • Maitrise de la suite MS Office (Excel, Word, PowerPoint) ;
  • Expérience forte du travail avec des logiciels comptables (e.g. Quickbooks) ;
  • Avoir une excellente connaissance du français et un niveau d’anglais fonctionnel est un atout.

Aptitudes et Attitudes personnelles :

• • Excellentes compétences en matière de communication, de rédaction et d'analyse quantitative, notamment en ce qui concerne l'élaboration d'objectifs, de plans opérationnels et de cibles mesurables pour des programmes et des projets de santé publique ;
  • Capacité à établir et à maintenir des relations de travail efficaces avec les donateurs, les partenaires de mise en œuvre et d'autres parties prenantes ;
  • Compétences managériales, de coaching et d’encadrement d’équipes ;
  • Connaissances du fonctionnement d’ONG internationales ;
  • Capacité à travailler sous pression avec exécution de tâches multiples et complexes ;
  • Aptitudes relationnelles et en communication ;
  • Discrétion, rigueur et éthique dans le travail ;
  • Orientation vers les résultats ;

1. 1. 5. DUREE DU POSTE:

Contrat à durée indéterminée avec une période probatoire de trois (03) mois.

1. 1. 5. PRISE DE SERVICE : A déterminer

2. 1. 5. PIECES A FOURNIR:

Le dossier de candidature comprend les pièces suivantes :

• Une lettre de motivation à l’attention du Représentant Pays par Intérim de Santé Intégrée
• Un curriculum vitae ;
• Une copie d’acte de naissance ;
• Une copie des attestations, des diplômes et des certificats obtenus ;
• Une copie des attestations ou certificats du travail.
• N.B. Il n'y a pas de frais pour cette demande

1. 1. 5. DATE LIMITE DE DEPOT DE CANDIDATURE :

Le dossier de candidature doit être envoyé par email, au plus tard le 24 octobre 2022 à 16 heures locales avec mention en objet : " Recrutement d’un (e) Directeur (trice) de l’Administration et des Finances" à l’adresse ci-dessous : recrutement-si- guinee@santeintegree.org

Le processus d'embauche comprendra les étapes suivantes :

1. Examen des candidatures soumises
2. Réalisation  d'entretiens  de  sélection  de  20  minutes  pour  les  candidats présélectionnés.