Recrutement d’un (e) Assistant (e) de Programme
Mission de Jhpiego
Jhpiego, une filiale de l’Université Johns Hopkins, établit des partenariats mondiaux et locaux pour améliorer la qualité des services de santé pour les femmes et les familles partout dans le monde. Jhpiego est un leader mondial dans la création d’approches novatrices et efficaces pour le développement des ressources humaines pour la santé.
Valeurs de Jhpiego
A Jhpiego, nous mettons en estime nos clients par notre respect, notre réceptivité, et notre engagement à l’excellence; notre personnel et notre réseau global de collègues apportent une diversité culturelle, une innovation, et une richesse d’expérience mondiale ; et notre culture de travail, qui est reflétée dans
LIEU D’AFFECTATION : Conakry
SUPERVISEUR : Directrice Pays
TACHES ET RESPONSABILITES SPECIFIQUES
Sous la supervision directe du Directrice P, l’Assistant(e) du Programme contribuera à la réalisation efficiente des projets. Il/Elle travaillera en étroite collaboration avec l’équipe des Finances et de l’Administration, avec ses collègues du programme au niveau du bureau de Conakry et au niveau régional pour la mise correcte des activités programmatiques. Il/elle s’occupera de la préparation, de la documentation appropriée des activités programmatiques tout en se refermant aux règles et procédure de L’USAID d’une part et de celles de
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d’autre part.
TACHES SPECIFIQUES
Il/elle sera responsable de:
Suivre auprès de l’Administration et des Finances, toutes les demandes (réquisition) introduites par les conseillers techniques de différents volets des programmes en respectant toujours les délais, et en travaillant en étroite collaboration avec la Chargée de l’Approvisionnement.
Suivre auprès de l’Administration et des Finances la validation de tous les projets d’activités et les budgets introduits par les Conseillers Techniques.
Appuyer l’organisation technique et logistique des ateliers, séminaires et réunions par les Conseillers Techniques au niveau du bureau de Conakry et au niveau des coordinations régionales, et payer les participants.
Avec l’appui de la Chargée de l’Approvisionnement, effectuer l’estimation périodique des besoins en consommables des différents Conseillers, et suivre le processus d’acquisition et procéder à leur répartition entre les différents bureaux de coordination
Assurer l’archivage correct des rapports d’activité, des documents de projet et tout autre document programmatique
Assister l’équipe du programme dans la préparation des Plans d’action Opération périodique (élaboration de budget)
Appuyer le programme dans la transmission des documents et des informations entre le Projet et le Ministère de la sante et les autres partenaires de terrain
Contribuer au suivi de la mise en œuvre et des progrès de toutes les activités des programmes
Aider à faire la collecte des données en relançant régulièrement les différentes structures impliquées dans les programmes de Jhpiego
Assurer le contact régulier avec les consultants nationaux afin de s’assurer que les ordres de mission sont reçus les rapports et les factures sont transmis à temps et élaborer un système de suivi du processus
Accomplir toute autre tâche spécifique à la demande du Superviseur.
Préparer les documents d’informations utilises dans les déplacements officiels de la Directrice Pays ou l’occasion des réunions spéciales
Prendre les rendez-vous et tenir à jour les emplois du temps de la Directrice Pays
Aider à la réservation des hôtels et billets d’avion
Gérer la petite caisse du bureau
Suivre les documents pour les signatures au niveau de la Direction
Aider dans la préparation des budgets de la revue trimestrielle
Qualifications, compétences et aptitudes requises
Diplôme d’études Universitaires en Administration des Affaires, gestion, finances ou autres qualifications en administration
Avoir au moins 3 ans d’expérience dans le domaine, de présence dans un programme financé par un bailleur international
Excellente compétences dans la communication orale et écrites
Compétences dans l’utilisation de l’outil informatique y compris les logiciels Excel, Word, PowerPoint et Outlook ainsi que l’exploitation de l’internet pour la recherche d’information
Volonté d’apprendre les aspects techniques des programmes et d’intervention
Capable de travailler dans un environnement complexe avec des pressions et exigences de couts délais et pour une bonne performance
Capacité à maintenir la confidentialité
Confort avec une approche de travail en équipe et les demandes de gérer plusieurs activités à la fois
Peut prendre des initiatives, organiser son propre travail et encoure gare les autres à faire de même
Compétences de communication efficaces avec les cadres supérieurs, fournisseurs, personnel technique ainsi que le personnel
Les personnes intéressées par cet emploi sont priées d’envoyer par courrier électronique leur CV détaillé et leur lettre de motivation à l’adresse électronique ci-dessous en mettant en objet « DEMANDE D’EMPLOI ASSISTANCE DE PROGRAMME.»
au plus tard le 27 décembre 2020 :
Jhpiego.guinea@gmail.com
Seuls les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contactés et invité(e)s à fournir les copies des diplômes et/ou attestations et deux photos d’identités.